Fatturazione elettronica: video circolare ai miei clienti

Carissimi buongiorno, è davvero prossimo il tempo in cui sarà obbligatorio emettere le fatture elettroniche.

Dal 1 gennaio 2019, le fatture dovranno essere elettroniche e non più cartacee e quindi occorre che ci organizziamo insieme e programmiamo il lavoro insieme. Allora, in questo video io delineerò in linea di massima cosa vuol dire fatturazione elettronica e quali sono gli adempimenti da qui alla fine dell'anno da mettere in pista e poi più avanti, verso fine mese, o inizio dicembre, potremmo organizzare una riunione qui in ufficio dove rispondere a tutti i quesiti e programmare per bene le attività.

Cominciamo col dire che cos'è la fatturazione elettronica: la fatturazione elettronica è un sistema di invio della fattura attraverso un protocollo, la fattura elettronica è un file in formato .xml che può essere prodotto dai software gestionali.

Quindi, primo punto: chi di voi già utilizza un software gestionale per gestire la sua contabilità, magari perché ha la contabilità in proprio, oppure perché emette già le fatture con un gestionale, è avvantaggiato. Deve solo contattare la software house che utilizza e capire con loro quali sono i passi da fare, ma da un punto di vista operativo non cambierà moltissimo.

Invece di creare la fattura, salvarla in pdf e mandarla al cliente, si crea la fattura e con un click poi si invia. Quindi, a regime la cosa è davvero semplice. Chi ha già un software per la gestione è ovviamente favorito.

Quelli che, invece, non hanno un software per la gestione ma fanno le fatture su World, su Excel, strumenti di questo tipo o, addirittura, a mano, allora per loro occorre cambiare metodologia di generazione delle fatture, ovvero occorre dotarsi di un gestionale. La software house che viene utilizzata per fare tutto ciò rilascerà un codice identificativo che dovremmo poi comunicare all'Agenzia delle Entrate per poter anche ricevere le fatture e potremo poi verificare insieme la migliore modalità per gestire questo processo, cioè se le fatture di acquisto le potrete ricevere direttamente voi, oppure noi qui in ufficio visto che ne teniamo la contabilità, offrendone naturalmente copia. Questo sarà da valutare insieme.

In linea generale, sono soggette a fatturazione elettronica tutte le operazioni che si rivolgono verso l'Italia, quindi non verso l'estero, sia la Pubblica Amministrazione, naturalmente come già prima, ma anche a tutte le imprese e anche a tutti i privati. Quindi anche le fatture emesse verso privati devono essere elettroniche.

Le regola di fatturazione non cambiano, rimangono esattamente quelle di prima però, a differenza di quello che succedeva ieri, i tempi di quando vengono emesse e inviate le fatture saranno certificati e quindi bisogna rispettare i termini di legge.

A norma dell'ultimo Decreto, emesso il 23 ottobre '18, ci sono 10 giorni per emettere una fattura, ovvero se io sono tenuto a emettere una fattura il giorno 7 novembre, ebbene io questa fattura datata 7 novembre posso emetterla entro il 17 novembre, cioè il 17 novembre posso emettere una fattura datata 7, perché magari il 7 ho ricevuto il pagamento e quello è il giorno in cui devo emettere la fattura. Se la emetto il 18 sono in ritardo.

Questo oggi non c'è, perché facendo tutto cartaceo, io oggi posso anche, se sono un po' in ritardo, aspettare 20 giorni e poi emettere una fattura datata venti giorni prima. Dal primo gennaio questo non lo posso più fare, devo emettere le fatture entro 10 giorni dalla data fattura. Sto valutando in questi giorni per quelli di voi che ancora non hanno un gestionale e quindi devono, necessariamente prenderne uno per le emissioni delle fatture, sto studiando, dicevo, qual è la soluzione migliore da proporvi.

Una può essere quella di suggerirvi di utilizzare lo stesso gestionale che utilizzo io qui in ufficio, ma ci sono altre alternative che sto vagliando, da un lato per minimizzare il vostro costo e dall'altro per rendere agevole la comunicazione dell'attività di fatturazione che farete voi e l'attività di contabilità che faremo noi.

Avrete, probabilmente, ricevuto da alcuni fornitori, come molti in questo periodo, la richiesta di inviargli la modalità con cui verrete ricevere le fatture elettroniche: via PEC, oppure via codice identificativo. Ebbene, non c'è questa urgenza, possiamo prenderci ancora qualche settimana, l'importante è farlo entro la fine dell'anno.

Vi invito soltanto a non comunicare mai una PEC, perché la PEC è uno strumento insufficiente per la gestione della ricezione delle fatture. Immaginate di ricevere tutte le fatture di acquisto su un file .xml, via PEC, e poi quel file dev'essere manualmente trasferito al commercialista o tradotto in un linguaggio comprensibile perché l'.xml non è un file apribile.

Molto più semplice gestire la ricezione con codice destinatario, perché in questo modo si importa automaticamente la fattura nella propria contabilità che gestisco io e che poi facilmente potrò inoltrarvi; oppure se gestite voi la contabilità vi trovate direttamente tutte le fatture nel vostro software gestionale.

Ecco quindi, prendiamoci qualche tempo, non dobbiamo correre adesso, abbiamo ancora qualche settimana di tempo e c'è tutto il tempo per organizzarsi. Io credo che, a regime...perché ovviamente ci sarà una fase di rodaggio, adesso non ne parlo ma ci saranno tanti temi da affrontare. Il tema di come gestire, ad esempio, le fatture che verranno inviate all' Agenzia delle Entrate e tornano indietro perché hanno qualche errore. Quindi gestire gli scarti delle fatturazioni, dovremo parlarne e dovrò assistervi su questo nelle prossime settimane e nei prossimi mesi ma non voglio anticipare troppo, ne parleremo poi. Quello che però voglio dire in questo momento è che a regime avremo dei grossi vantaggi: è sostanzialmente morta la procedura di trasferire al commercialista i documenti cartacei sia in vendita che in acquisto, perché tutte le fatture emesse e ricevute le troveremo nelle nostre contabilità e quindi il flusso di documenti tra voi e il nostro studio sarà molto facilitato rispetto al passato.

Mentre invece, per chi ha la contabilità in casa, sarà facilitato perché tutte le fatture d'acquisto saranno automaticamente nel proprio gestionale, ovviamente non contabilizzate, ci sarà comunque un lavoro da fare per la gestione dell'IVA di quella fattura, per la gestione del conto contabile dove finirà quella fattura, ma sarà un lavoro facilitato perché quelle fatture, con l'anagrafica del fornitori ad esempio, sarà già conosciuta dal sistema.

A regime, quindi, grossi vantaggi, guardiamo questi vantaggi per affrontare con un po' di energia e senza troppa preoccupazione, non siamo troppo timorosi, questa novità che cambierà molto le vostre abitudini e anche le relazioni che voi avete con il nostro studio.

Siamo a disposizione per ogni necessità, ci sentiamo molto presto per aggiornarci e per vederci e parlare insieme del miglior modo di affrontare questa importante novità. A presto.